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martes, 26 de abril de 2016

La importancia del trabajo de una secretaria


Hoy se celebra el Día de la Secretaria, motivo para describir su importante labor en organizaciones, empresas e instituciones de gobierno.

Según el portal definicion.de, la palabra secretaria proviene del latín secretarĭus, y afirma que "una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse también como auxiliar administrativo".

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.

Entre las distintas variedades de secretarias que pueden existir, podríamos destacar, la que se da en llamar secretaria particular. Como su propio nombre indica, aquella es la que tiene como funciones el encargarse de todos los asuntos personales y privados de su jefe, que ocupa un puesto de autoridad.

En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro o funcionario de alto rango, por ejemplo "Secretario general de las Naciones Unidas", "Secretario de Estado".

DÍA DE LA SECRETARIA
Según el portal de RPP, el “Día de la Secretaria” se celebra cada 26 de abril, en el caso de Perú, como un motivo para distinguir la labor que hacen estas profesionales detrás de un escritorio, y que pueden desempeñarse en empresas privadas y públicas.

Esta fecha nace tras la creación en Estados Unidos (EE.UU.) de la Asociación Nacional de las Secretarias, en el año 1942, a fin de promover el profesionalismo de esta función administrativa. 

Recién en 1952 se instaura el “Día de la Secretaria”, como homenaje a la ardua labor que desempeña este personal en una oficina.  

En el Perú la institucionalización de esta celebración empezó a regir a partir de 1980.


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